Para que qualquer negócio funcione e atinja os seus objetivos, é fundamental ter planejamento e organização. Sem esses dois pilares, é praticamente impossível garantir a continuidade e sucesso do empreendimento. Bem, e é por isso que existe um profissional responsável pela gestão de Facilities, pois é uma área com alguns desafios.

O Gestor de Facilities é fundamental e até mesmo vital para o funcionamento de uma empresa!
O problema é que esse cargo exige que o profissional lide com diversas áreas do negócio e diversas atividades que às vezes não se conectam entre si.

Dessa forma, começam a surgir diversas dificuldades na gestão dessa área.
Diante dessas adversidades, é fundamental que os gestores tenham uma boa orientação para facilitar a execução dos mais diversos processos diários.

Pensando nisso, neste artigo, trouxemos para você os principais desafios de gestão na área de Facilities e apresentaremos aqui algumas dicas para ter sucesso nessa área de atuação.

Você não vai querer perder, não é mesmo?
Então fica aqui com a gente e continue a leitura.

Desafios da Gestão de Facilities
Gerir várias áreas de uma empresa onde cada uma apresenta uma particularidade é uma tarefa e tanto!
Mesmo sendo difícil, não é impossível.

A chave para dar conta da área de Facilities é se organizar de maneira estratégica, a fim de otimizar os processos internos da empresa.
No dia a dia, os gestores enfrentam alguns desafios que podemos dizer que são quase universais.
Então, para te orientar melhor, veja aqui os 5 principais e como superá-los:  

1. Controle das despesas
No mercado em que vivemos hoje, o controle das despesas tem sido a pedra no sapato de milhões de negócios.
Por isso, é uma recorrência o pedido por parte da alta gestão solicitar a redução dos custos e otimização dos processos.
Nessa realidade, para quem sobra dar um jeito nessa bagunça?

Exatamente, o gestor de Facilities! É ele quem é responsável por intermediar a decisão de quais são os setores que devem ter cortes e em quais deve ocorrer investimentos.
Geralmente, as empresas lidam diariamente com desperdícios e despesas desnecessárias, mas que estão sempre entrando na conta.

Então, a dica aqui para o gestor é buscar quais são os custos que podem ser cortados!

2. Gestão de contratos e demandas variadas é um dos desafios da área de gestão de facilities
Tendo em vista que o gestor de Facilities lida com os mais diversos setores de uma empresa, é de se esperar uma chuva de papelada e contratos para gerir.

Essa é a realidade de muitos gestores, pilhas de contratos e faturas para lidar, dezenas, até centenas deles.
Bem, como não dá para confiar somente na memória e na velocidade de fazer tudo manualmente, a alternativa aqui é utilizar a tecnologia.

Com a automatização dos processos, o gestor poderá facilitar radicalmente as suas atividades, otimizando o tempo, inclusive.

3. Manter a sintonia entre as equipes
Se uma empresa deseja ter sucesso, é fundamental que toda equipe esteja em sintonia e trabalhe em prol de um único objetivo.

Essa não é uma tarefa nada fácil, contudo, somente com todos colaboradores, de diferentes times, organizados, é possível obter sucesso no propósito da empresa.
Para conseguir incentivar essa cultura, o gestor de Facilities pode promover eventos de confraternização na empresa para que as equipes interajam e se relacionem melhor.

Outra forma de incentivar a troca de experiências entre os funcionários é a disponibilização de dentro dos espaços de coworking, por exemplo.

4. Encontrar empresas terceirizadas ideias
Terceirizar os serviços é uma das alternativas prediletas dos gestores de Facilities, em especial, para as áreas de limpeza, segurança, manutenção, recepção e atendimento.

Contudo, esses gestores ainda encontram algumas dificuldades para encontrar a empresa perfeita para as necessidades da empresa.
Sem dúvidas, esse é um grande desafio.

Tendo em vista o papel importante que esses fornecedores desempenham na empresa.
Então, seja na manutenção de suas instalações ou na segurança dos funcionários e visitantes, é fundamental ter uma empresa comprometida.

A dica para superar esse desafio é buscar recomendações com empresas do seu mesmo ramo, para assim, descobrir como funciona o serviço dos fornecedores.

5. Falha na comunicação interna
Por fim e não menos dificultoso, a falha de comunicação interna tem sido um grande calcanhar de Aquiles na gestão na área de Facilities.
A comunicação interna precisa ser clara em qualquer empresa, independente do segmento ou do tamanho.
Entretanto, Facilities é um dos departamentos que pode ter maior dificuldade com isso.

Afinal, tendo visto que tem contato direto com todos os departamentos da empresa esse setor acaba por ser responsável por diversos stakeholders importantes de cada área.

Para superar isso, é fundamental que o gestor e a equipe tenham uma posição proativa em resolver esse desafio.

Como sabemos, falhas na comunicação interna podem ocasionar prejuízos irreparáveis dentro de uma organização.  

Como ter sucesso nessa área de facilities mesmo diante dos desafios?
Para te ajudar a ter um melhor desempenho na gestão de Facilities, trouxemos para você 3 dicas valiosas que devem ser aplicadas na sua empresa:

1. Terceirizando os serviços
Apesar de se apresentar como um desafio, a terceirização dos serviços continua sendo uma boa forma de fazer gestão de Facilities.
Quando são contratadas empresas especializadas eficientes para realizar os serviços de Facilities a qualidade desses serviços pode aumentar.
Além disso, a eficiência desses serviços também aumenta, afinal, quem estará executando são especialistas da área.

Não somente, com a terceirização, a organização pode focar no core business e deixar para a terceirizada a responsabilidade das atividades secundárias.

2. Realizando o acompanhamento dos serviços
Não adianta terceirizar os serviços e deixar a “deus-dará”.
É fundamental que o gestor siga acompanhando os serviços de Facilities para verificar se tudo está ocorrendo em conformidade.

Não somente, é vital manter uma boa relação com as contratadas, para garantir um desempenho de excelência nos serviços.
 
3. Utilizando tecnologia
Quando o assunto é facilitar atividades, bem como processos, a tecnologia é a aliada número 1 das empresas.
Nesse sentido, para qualquer atividade de gestão, é possível contar com softwares específicos para tal fim.

Por isso, não se acomode a tecnologias obsoletas.
Busque por novidades e apresente para a sua empresa, mostrando como é possível revolucionar a forma de administrar a organização, com a ajuda da tecnologia.

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