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4 Dicas de como avaliar os orçamentos de uma empresa terceirizada de facilities

Ficar tentando entender valores discrepantes dos orçamentos de uma empresa terceirizada de facilities pode ser um desafio. Vamos te ajudar.

Neste artigo, iremos explicar como analisar propostas de prestação de serviço de facilities sob a ótica de 4 pontos principais.

Ótima leitura!

 1. Preço 

preço

Uma das formas de fazer uma avaliação adequada e eficiente dos orçamentos de uma empresa terceirizada de facilities é fazer com o que essas empresas participantes preencham a mesma planilha de custos.

Ou seja, é necessário criar essa planilha. 

Qual é o benefício?

Você poderá avaliar de forma organizada se todos os prestadores potenciais estão usando os mesmos valores de remuneração, encargos mensais/anuais/rescisórios e outros custos que envolvem o projeto.

É comum existir diferenças, mas geralmente não deve ser uma diferença significativa. 

Um outro benefício é que você já pode colocar nessa planilha de custos alguns descontos/abatimentos que muitas vezes não são devolvidas para o cliente.

Por exemplo, desconto de 6% do Vale Transporte e os descontos de Vale Refeição. 

Outra vantagem que vai diminuir a sua dor de cabeça é não ter que perder muito tempo para avaliar as diferenças de valores entre uma empresa e outra.

Já vimos muitos compradores perdendo horas e horas tentando detectar quais são os motivos dos valores estarem tão divergentes entre uma proposta  e outra.

A primeira interpretação (muitas vezes errônea) é concluir que o lucro da empresa A é muito maior que o lucro da empresa B.  

Para resumir este tópico.

Montar esta planilha lhe trará as seguintes vantagens: reduzir preços; reduzir o tempo envolvido para avaliar os projetos; minimizar os riscos de você contratar um projeto com erros orçamentários que podem gerar um problema muito maior mais adiante. 

2. Comunicação entre o gestor de facilities e o comprador 

comunicação-entre-gestor-de-facilities-e-comprador

Esta etapa muitas vezes é deixada um pouco de lado por conta da correria do dia a dia.

Querem contratar uma boa empresa que realmente resolva os problemas de gestão do patrimônio?  

Faça uma lista dos problemas atuais referentes a gestão de patrimônio. 

Pergunte aos potenciais parceiros como que eles resolvem estes problemas.

Dica importante: evite fazer perguntas “binárias” (SIM ou NÃO).

É muito fácil responder esse tipo de indagação.

Troque o questionamento para: “como vocês resolvem a demanda X”?

O vendedor técnico terá que fundamentar melhor a sua resposta. 

3. Visita técnica

Sabemos que a visita técnica está um pouco delicada neste momento de pandemia.

De qualquer forma, é importante ressaltar que a visita técnica presencial ajuda os participantes a entenderem melhor os desafios que sua empresa tem de administrar a gestão do patrimônio.

Com isso, todos terão capacidade de construir projetos personalizados. 

4. Ousadia com responsabilidade

Resultados diferentes exigem atitudes e decisões diferentes.

O que queremos dizer com isso?

É comum o comprador trocar de empresas de Facilities sem observar se as características deste novo parceiro realmente são diferentes da empresa atual.

Quer um exemplo para ilustrar?

Faça as seguintes perguntas:

A empresa tem o porte parecido do Prestador atual? 

A empresa possuí o mesmo modelo tático operacional? 

A empresa usará os mesmos recursos e ferramentas de trabalho?

A empresa adotará a mesma tecnologia que já tenho em meu contrato? 

A empresa fará uma oferta de preço semelhante ao que tenho atualmente? 

A empresa que será contratada explicou de forma clara como as demandas serão resolvidas? 

“Hmmm, na última vez em que realizei este tipo de contratação a narrativa era a mesma?” 

Através das respostas destas perguntas, você poderá responder de forma mais assertiva a pergunta final sobre qual é a chance dos seus problemas acabarem, ou, pelo menos, diminuirem, com esta nova contratação.

Pense nisso. 

Considerações finais

Existem vários outros pontos a serem observados neste tipo de cotação que não foram abordadas nesta publicação.

Espero que isso ajude você a tomar as melhores decisões para sua empresa.

Se quiser saber ainda mais, preparei um vídeo explicando como reduzir custos nos contratos terceirizados.

O vídeo abaixo explica com mais detalhes sobre o material.


Nele eu mostro uma planilha que poderá ajudar não apensar na redução dos custos de contrato mas na condução da contratação.

Artigo escrito por Mozart Ianner, diretor da GBA Facilities

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